Entenda como melhorar a gestão de viagens corporativas da empresa

Seja para fechar negócios, participar de eventos ou atender clientes, há momentos em que a gestão de viagens corporativas se faz indispensável para que a empresa alcance os objetivos propostos. Mas nem sempre é fácil equilibrar o controle de gastos com o conforto e a segurança que são essenciais para quem viaja a trabalho.

Para ajudá-lo, mostraremos neste post como você pode organizar esse processo de forma mais eficiente, eliminando desperdícios. Confira a seguir!

O que é gestão de viagens corporativas?

Na prática, essa gestão é, nada mais, do que a política interna que deve ser estabelecida na empresa para coordenar a realização de viagens. E o objetivo central é documentar as informações para que todos os envolvidos compreendam as suas responsabilidades.

Empresas que normalmente enviam seus funcionários para viagens à negócios, podem também contar com a proteção do Seguro Viagem para o seu colaborador, minimizando os riscos da viagem.

Qual é a importância dessa estratégia?

Se, por um lado, as viagens trazem novas oportunidades para a empresa, por outro, existem gastos e obrigações relativas aos colaboradores que viajam. Para lidar bem com esse desafio, a gestão de viagens corporativas propõe:

• avaliar a real necessidade em cada caso;
• orientar adequadamente os colaboradores;
• prever e monitorar as despesas;
• lidar com eventuais emergências.

Afinal, o descontrole nos custos não é o único ponto crítico. Existem possíveis riscos ao viajante e à empresa, ou mesmo descumprimentos da legislação trabalhista. Nesse caso, é importante estabelecer o controle de horas trabalhadas, bem como a organização das atividades, para evitar falhas no cronograma a ser cumprido.

Não se pode descartar, ainda, a necessidade da padronização dos relatórios — que devem ser objetivos e confiáveis. Por meio deles é que se formará uma base de dados para otimizar o processo na empresa.

De que forma esse processo pode ser otimizado na empresa?

Com tantas variáveis envolvidas, a gestão de viagens corporativas tem o papel de evitar a sobrecarga de tarefas, com uma distribuição equilibrada das providências necessárias.

O setor financeiro, encarregado das provisões e do acompanhamento de despesas, precisa ser informado com antecedência e deve receber as prestações de contas. Somente assim será possível tomar as medidas necessárias para promover um melhor ajuste nos âmbitos fiscal e contábil.

Já o RH, tem o papel de equilibrar a relação entre a empresa e o funcionário, entendendo os limites legais implicados. Por isso, antes mesmo de investir nas viagens, a empresa precisa ter clareza dos objetivos a serem perseguidos para sincronizar trabalho de todos.

A seguir, confira quais são as providências fundamentais para estabelecer uma gestão de viagens corporativas:

Definir uma política clara

Para avaliar a necessidade de cada viagem e decidir se o investimento vale a pena, a empresa deve orientar os funcionários sobre o que é esperado deles e os recursos que serão disponibilizados.

Aquele que vai se deslocar precisa saber antecipadamente como serão os padrões de hospedagem, o translado por táxi ou aplicativo de mobilidade, a alimentação e como proceder no caso de imprevistos — qual margem adicional de gastos está autorizado a promover, ou em que situações e a quem deve recorrer numa emergência.ol

Controlar os custos

Outra vantagem do planejamento prévio dos investimentos em viagens é estabelecer uma média de gastos adequada ao equilíbrio financeiro da empresa e aos resultados que se espera obter. Também devem ser definidos parâmetros para as despesas, além de prazos para apresentar a prestação de contas.

No que tange ao pessoal interno que dará suporte às viagens, o ideal é automatizar todos os processos possíveis. Dessa maneira, vão se consolidando padrões de dados para facilitar o acompanhamento.

Buscar a ajuda de profissionais especializados

Por mais que ferramentas como softwares e planilhas auxiliem na gestão de viagens corporativas, não se deve descartar o acompanhamento especializado. Afinal, parceiros focados nessa atividade estabelecem parcerias com hotéis, cooperativas de táxi, restaurantes e companhias aéreas, o que é muito vantajoso para a empresa contratante.

Além disso, profissionais capacitados têm maior eficiência em oferecer o suporte necessário em casos excepcionais.

Agora que você está por dentro da gestão de viagens corporativas, aproveite para continuar aprendendo: basta seguir as nossas redes sociais para ser informado das novidades! Estamos no Facebook, no Linkedin e no YouTube.