Conheça 10 dicas sobre como arquivar documentos!

Na rotina do dia a dia, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar. Imediatamente, perguntamos, devo arquivar ou eliminar?

Se é para arquivar, qual melhor método de arquivamento?

A melhor solução é recorrer a quem pode orientar sobre a metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, com necessidades diferentes de busca.

Muitas vezes, nos deparamos com título de pastas ou caixas, com o título “DIVERSOS”, que tem dificultado ainda mais a busca pelo documento arquivado, porque, nesta pasta tem de tudo e mais um pouco, sem ordem e com documento para eliminar.

Enumeramos algumas dicas para facilitar a rotina do seu trabalho, torná-lo mais eficaz e produtivo, garantindo a sua tranqüilidade no momento de proceder o arquivamento.

Coloque em prática. Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:

1. Correspondência Pessoal;
2. Comercial;
3. Relatório;
4. Artigo de Jornal ou Literatura Técnica;
5. Administrativo;
6. Elimine o desnecessário, seguindo normas internas, o procedimento ideal, é elaborar a Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo;
7. Verifique os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente devem ser arquivados juntos;
8. Tire todos os clips e grampos, se possível, isto, facilitará no futuro, a digitalização dos documentos;
9. Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou caixa arquivo que será arquivado o documento;
10. Ordene pelo método de arquivamento definido;
11. Verifique se o documento que você deseja arquivar, já existe pasta ou caixa contendo os mesmos;
12. Proceda o arquivamento;
13. Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;
14. Abra uma caixa de entrada para os documentos que não foram arquivados durante o dia.

Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já estará em seu devido lugar, sua equipe não ficará irritada procurando documentos em vários lugares.

Sucesso em sua nova rotina de organização!