Como mudar sua empresa de endereço

Chega uma hora que a mudança de seu negócio pode ser precisa e isso literalmente. Os motivos podem ser variados, como custo muito alto de aluguel, necessidade de um espaço maior, necessidade de adequação da estrutura ou até mesmo pura vontade dos proprietários.

Independente do motivo esse é um ponto de extremo risco para os negócios e muitos pontos devem ser levados em conta. Os associados do Grupo Alliance analisaram uma série de cuidados a serem tomados nessa hora.

Planejamento a mudança

O grande problema na maioria das empresas é que mudam por impulso, por um problema que necessita de resolução imediata e, em função disso, não há um plano de ação estabelecido, analisando estrutura necessária e condições do locais que irá, assim, antes de qualquer coisa é necessário sentar e ver o que se pretende e como se objetiva atingir. Muitas vezes após essa primeira análise se percebe a necessidade de uma reestruturação completa do negócio.

“É preciso analisar se o local se adequa a sua necessidade, principalmente em casos de lojas é preciso entender questões como fluxo de pessoas. Também observe se esse local se adéqua ao público que pretende atingir e, principalmente, diretrizes estabelecidas pelo município referente ao local”, explica Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Consultoria Contábil.

Além de definir o local onde será o empreendimento é necessário também que se adequar toda uma estrutura para o funcionamento da empresa, e isso dependerá de cada ramo de atuação, podendo ir desde maquinário até material de escritório.

A obtenção de registros e licenças também é um problema, sendo a burocracia é tanta para empresas que grande maioria não possuem todos os registros e licenças necessários para o funcionamento dos prédios, no que se configura em um risco jurídicos para essas, dentre os registro necessários estão o habite-se do imóvel (autorização da prefeitura para que ele possa ser habitado) e as regras de ocupação de solo (cada cidade define regras específicas em leis de zoneamento),  alvará de funcionamento, pagamento de taxas de funcionamento, dentre outras licenças necessárias dependendo da atividade da empresa.

Hora da mudança de endereço de endereço

A mudança de endereço deve ser planejada para que não haja impactos na produção e para isso o planejamento para a transferência dos ativos é essencial. A mudança pode ser um momento oportuno para iniciar o controle sobre seu patrimônio. Assim, dentro deste planejamento deve estar contemplado um inventario dos ativos.

“Chamamos esse processo de desmobilização e mobilização de ativos onde o controle das partes e peças dos bens inventariados devem ser identificados com uma placa de patrimônio. O inventário desses bens é essencial para a prevenção de furtos, desvios, quebra ou manipulação incorreta tão comuns em mudanças”, explica Fernando Mello, diretor executivo da Saraf Gestão de Patrimônios

A partir do momento que a empresa demonstra o controle sobre os bens e monitora o carregamento e descarregamento desses ativos, ela demonstra aos colaboradores e parceiros a importância desses bens. Outro problema comum é na remontagem dos ativos. Se o bem estiver identificado com o número de patrimônio a montagem da nova planta será muito eficiente, pois dentro do planejamento para a mudança já está estabelecido o novo local de instalação e montagem do ativo que pode ser desde cadeiras e mesas até equipamentos de grande porte. Com os bens identificados e controlados o trabalho se torna mais rápido e confiável.

“Vemos também nesses processos a exigência de laudos de seguro para o transporte dos ativos da empresa. A importância de realizar um seguro com o valor de correto dos bens a serem transportados é um fator determinante para minimizar riscos para a empresa, pois em caso de roubo ou acidente é o valor segurado que voltara para o caixa da empresa deve ser compatível para repor a ausência desses bens”, explica Fernando Mello.

Para atender esses processos a Saraf desenvolveu um aplicativo que possibilita que a própria empresa faça esse levantamento e a conferência após a finalização do inventário dessa forma ela garantirá que tudo que foi identificado na hora da mudança foi montado corretamente no destino.