O que é eSocial e o que os pequenos empresários precisam saber?

Como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), as empresas precisam agora saber o que é eSocial e como se adequarem a ele.

Esse programa do governo muda práticas relacionadas a questões trabalhistas dos processos administrativos, influenciando o calendário de obrigações acessórias dos órgãos de fiscalização.

Quer entender melhor o assunto para não correr riscos de penalização? Acompanhe-nos e fique a par de detalhes sobre o eSocial e como iniciar a adequação do seu negócio a ele. 

O que é eSocial

Trata-se de um sistema que informatiza exatamente todos os processos e unifica alguns que ainda são individualizados, tornando os dados mais integrados e dando também agilidade à fiscalização.

Por exemplo, com o eSocial, a contratação de um funcionário exige que informações de exame admissional, assinatura de carteira e celebração de contrato de trabalho sejam imediatamente passadas ao Fisco.

Como comparação, sem a obrigação, os órgãos de fiscalização apenas no primeiro pagamento pós-contratação ficam sabendo da admissão, quando os dados do novo empregado são enviados na transmissão dos relatórios da folha de pagamento.

Quais informações são abrangidas pelo eSocial

Todas as ocorrências da folha de pagamento recorrente, dados de cadastros dela e os chamados eventos trabalhistas, como afastamento por doença ou acidente, são abrangidos pela obrigação.

Na implementação, a empresa tem de fazer a primeira carga de dados. Depois, mês a mês e também quando ocorrerem situações específicas, como admissões e demissões, as informações devem ser transmitidas pelo sistema.

Quais obrigações são centralizadas pelo eSocial

Mais de 10 obrigações acessórias são simplificadas, e não mais individualizadas, estando centralizadas no eSocial, como:

• registro de empregados;
• emissão de aviso prévio;
• comunicação de acidentes de trabalho;
• geração da guia de recolhimento do Fundo de Garantia;
• geração de guia de recolhimento da contribuição previdenciária;
• envio de informações da folha de pagamento mensal ao Fisco trabalhista;
• rescisões;
• declaração de imposto retido na fonte (DIRF).

Isso facilita o cumprimento de obrigações recorrentes das empresas na manutenção legal de seus funcionários e diminui a quantidade de ferramentas e processos necessários ao cumprimento delas.

Quais são prazos para adequação ao eSocial

O primeiro prazo, para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016, já passou: dia 1º de janeiro de 2018.

Agora, para as demais empresas, incluindo optantes pelo Simples Nacional, a obrigatoriedade ocorre a partir do dia 1º de julho, independentemente do porte e do negócio.

Como adequar a empresa ao eSocial

Veja, a seguir, algumas dicas práticas sobre como adequar sua empresa a esse sistema:

Alinhar comunicação e troca de informações

O departamento pessoal é o setor responsável pela folha e pagamentos e, consequentemente, pelo cumprimento das obrigações do eSocial. Porém, dados vindos de outros setores também são necessários para entregar corretamente as solicitações dos órgãos de fiscalização.

Por exemplo, se no pagamento feito a outra empresa ocorre retenção de imposto de renda em nota, a área fiscal — responsável por essas questões — tem de informar o departamento pessoal. Isso porque tal ocorrência tem de ser informada na DIRF, que é parte do eSocial.

Estruturar as ferramentas para elaboração

Como os dados são extraídos de ocorrências diversas do negócio, seus sistemas de gestão, de folha de pagamentos e outras possíveis ferramentas têm de ser preparadas para entregar corretamente e de maneira mais fácil, e recorrente, as informações necessárias.

Estruturar as atividades administrativas

Como as informações de várias tarefas são exigidas pelo eSocial, e algumas delas são alteradas em comparação com anteriormente, os profissionais responsáveis por elas precisam estar alinhados a isso.

Outra mudança é que práticas não recomendadas, mas que perduraram por bastante tempo em várias empresas, como envios retroativos de dados e admissões atribuladas, não têm mais espaço. Tais práticas são multadas em valores que partem de centenas de reais e podem chegar a milhares.

Por exemplo, ao não informar a admissão de um funcionário no prazo definido a multa para uma empresa de porte micro ou pequeno é de R$ 800.

Agora que você sabe o que é eSocial e quais mudanças ele exige no ambiente administrativo de uma empresa, conheça melhor a reforma trabalhista e seus impactos para os empregadores.