Conheça as 10 fraudes que podem quebrar sua empresa!

Falar sobre fraudes dentro das empresas é sempre um tema muito complexo, por mais que todos saibam que elas ocorram com frequência, na maioria das vezes essas não são documentadas, nem mesmo punidas dentro das empresas. Contudo, é fundamental que cada vez mais as empresas se posicionem sobre o tema, pois esse pode ser um problema muito maior do que se pensa, podendo ocasionar perdas que levam à quebra ou desequilíbrio econômico do negócio.

Primeiramente é preciso entender o que são fraudes. Segundo o advogado trabalhista, sócio da Boaventura Ribeiro Advogados, Mourival Boaventura Ribeiro: “Fraude pode ser definida como a prática de qualquer ato ardiloso, enganoso, de má-fé, com o intuito de lesar ou ludibriar outrem, ou de não cumprir determinado dever”. 

José Augusto Barbosa, sócio da Audcorp, empresa especializada em auditoria, explica que: “A fraude, em via de regra,  é praticada por funcionários ou terceiros envolvidos, consistindo entre outros, em desvios financeiros relatórios com omissões de receitas e aumento de despesas, desvios de itens de estoque, falsificação de registros de compras”. 

Como ter certeza que estamos sendo fraudados?

Segundo José Augusto Barbosa a empresa pode descobrir que estão ocorrendo fraudes, a partir do surgimento de alguns indícios, alguns deles são: 

• Diferenças apontadas entre os registros financeiros e contábeis, tais como: contas a receber, contas a pagar, custos de produção, etc;
• Cruzamento de informações apuradas pela contabilidade da empresa com seus fornecedores, clientes e terceiros; 
• Diferenças de inventários físicos com os registrados em sistema informatizado;
• Falta de documentação apropriada nas transações financeiras e operacionais da empresa

O que fazer?

As fraudes, depois de detectadas podem desencadear ações em duas frentes distintas, a primeira, trabalhista e a segunda no âmbito criminal, objetivando a apuração da prática de crime. Segundo André Damiani, sócio da Damiani Advogados Associados, a ação da empresa deve ser imediata ao perceber a fraude.

“O primeiro passo a ser adotado pela empresa para o enfrentamento do momento através de um jurídico ágil, experiente e multidisciplinar, capaz de orientar estrategicamente a tomada de decisões e, assim, reduzir os impactos.  O segundo passo é a realização de uma Sindicância Interna para a apuração dos fatos, cujo conteúdo produzido será fundamental para eventuais responsabilizações e ajustes dos processos internos”, orienta.

Segundo Damiani, quando for o caso, a empresa deve mostrar aos seus funcionários, clientes, fornecedores e ao mercado que está empenhada na apuração dos fatos, na responsabilização dos agentes e com o compromisso de evitar fraudes futuras.

Contudo as ações devem ser diferentes em relação às ações trabalhistas e criminais nas empresas precisando ser tratadas de forma distinta como visto a seguir:

Como atuar na área trabalhista

Em relação às questões de ordem trabalhista esse tipo de ação pode chegar até mesmo a rescisão por justa causa do contrato de trabalho do empregado, segundo explica Mourival Boaventura Ribeira. Mas ele abre um parêntese de que a prática de delitos por sócios ou fornecedores das empresas fogem à competência da justiça do Trabalho e são tratadas pela justiça estadual, seja na esfera cível, seja na criminal.

“Em relação ao trabalhador, embora o direito do trabalho seja tido como “protetivo”, por ser o empregado teoricamente a parte mais fraca nas relações de trabalho, a prática de ações com o objetivo de lesar a empresa, devidamente comprovada, dará ensejo a sumária rescisão por justa causa do contrato de trabalho, procedimentos aparentemente inofensivos como por exemplo efetuar o registro de frequência pelo colega de trabalho, podem ser caraterizados como fraude no âmbito empresarial”, explica o advogado.

Em relação às ações, Mourival Ribeiro explica que ao detectar a fraude ou ato lesivo à empresa, deve o empregador cuidar de recolher as provas e, de posse destas depender da gravidade da cometida, rescindir o contrato de trabalho por justa causa, bem como solicitar a elaboração de boletim de ocorrência policial objetivando a instauração de inquérito. 

“Não sendo possível recolher todas as provas de imediato, determinar a elaboração de procedimento administrativo interno e afastamento temporário do profissional, até a efetiva conclusão da apuração, neste caso, imprescindível que durante o período de levantamento dos fatos, o assunto seja tratado com o devido sigilo, de modo a não expor indevidamente o profissional”, explica o advogado.

Para garantir a recuperação dos valores, comprovada a prática do ato doloso e lesivo ao patrimônio da empresa, ao efetuar a rescisão do contrato de trabalho, poderá ela reter os valores derivados da apropriação indevida ou correspondentes aos prejuízos que lhes foram causados.

Além disso poderá a empresa ingressar com ação diretamente na justiça do trabalho para cobrar o empregado. “Recentemente nos deparamos com caso no qual um colaborador de empresa parceira, emitiu uma duplicata sem qualquer lastro contra o empregador e a descontou em uma factoring. Detectada a fraude, o empregado deve o contrato de trabalho sumariamente rescindido e ainda foi demandado a ressarcir pelos prejuízos que causou”, conta Mourival.

Âmbito Criminal

Em relação à área criminal André Damiani explica que “geralmente as fraudes cometidas se enquadram nos crimes de estelionato, apropriação indébita, furto qualificado, falsificação de documento, sonegação fiscal, lavagem de dinheiro, corrupção, dentre outros’. 

Ele conta, frente aos indícios da ocorrência desse tipo de ação, levarão os fatos ao conhecimento das autoridades que serão responsáveis pela apuração. Com isso ocorrerá a instauração de inquérito policial (um advogado especializado na área criminal agilizará os trabalhos de polícia judiciária) e, posteriormente se dará a conclusão da investigação que poderá levar à punição de possíveis responsáveis. 

Quais são os principais tipos de fraudes empresariais?

Segundo José Augusto, “as principais fraudes ocorrem geralmente nas áreas em que circulam as movimentações financeiras da empresa, em especial no caixa, estoques e contas a receber de clientes.” 

As 10 principais fraudes cometidas em uma empresa são:

1. Furto – são muito comuns nas empresas, pode ocorrer com pequenas coisas como alguém levando embora materiais de escritório, contudo pode atingir grandes proporções;
2. Apropriação indébita – o colaborador de posse de algo da empresa passa a contar isso como sendo dele, como o caso de computadores e outros maquinários. A diferença com o furto é que naquele caso a coisa alheia móvel é subtraída não estando na posse do agente da ação, diferente da apropriação indébita em que o agente ativo já possui a posse ou detenção da coisa.
3. Desvio financeiro – muito comum nas áreas financeiras e comerciais das empresas, pode ocorrer com as pessoas direcionando recebíveis para suas contas pessoais por exemplo. Ação pode ser facilitada por falta de sistemas.
4. Desperdício voluntário – em muitos casos colaboradores não motivados ou sem comprometimento permitem que a empresa perca valores ou peças por gosto, como em casos de mau uso ou até mesmo desmazelo.
5. Corrupção – esta pode ser configurada de diferentes formas, como suborno, em que é dado dinheiro a uma pessoa para que ela aceite agir de forma desonesta; propina, em que é pago um montante ao indivíduo para que ele libere alguma atividade sobre a qual tem determinado poder e, superfaturamento, que consiste em cobrar um valor maior do que o que foi gasto realmente em uma nota. Um exemplo é a pessoa pedir vantagem para fechar um negócios.
6. Fraudes em gastos pessoais – quando algum colaborador usa determinado instrumento da empresa em benefício próprio. Por exemplo usar o carro da companhia para realização de um compromisso não relacionado com o trabalho; usar o cartão corporativo para gastos pessoais e; abastecer o veículo para uso próprio com o vale combustível empresarial.
7. Extravio ou falsificação de recibos e comprovantes – Situação em que um colaborador perde ou até mesmo falsifica os comprovantes de despesas corporativas, a fim de reembolsar um valor maior do que o que foi gasto. Quando não há auxílio da tecnologia para controle desses documentos, a chance de fraudes pode aumentar ainda mais.
8. Despesas não autorizadas – acontece quando algum colaborador gasta mais do que deveria em viagens corporativas, adquirindo serviços desnecessários. Isso pode ocorrer, principalmente, se a sua empresa não tem uma política de reembolso e uma de gastos com viagens corporativas bem definidas.
9. Despesas duplicadas – ocasião em que algum colaborador usa a mesma nota para pedir reembolso duas vezes. Essa fraude se dá, sobretudo, em empresas que conferem os recibos de forma manual. Dessa forma, essa pessoa consegue ser ressarcida duplamente, ficando com um valor reembolsado maior.
10. Despesas escondidas – ocorre quando o colaborador, em serviço externo, pede para que os donos de estabelecimentos em que consumiram insiram um produto diferente na nota fiscal. Isso acontece, por exemplo, para esconder gastos com bebidas e cigarros. Assim, o colaborador consegue o reembolso mentindo sobre o que consumiu. 

(colocar no sentido de exemplo)

Prevenção de fraudes nas empresas

O combate de fraudes nas empresas tem como o melhor caminho a prevenção. “A adoção de procedimentos internos claros envolvendo elaboração de relatórios e prestação de contas sempre acompanhadas de notas fiscais e checagem periódica destas”, explica Mourival Ribeiro

Ele complementa que há a necessidade de regulamento empresarial e normas de compliance objetivando que todos na empresa tenham consciência dos procedimentos éticos a serem observados, a empresa também não deve ser condescendente com desvios de conduta e, uma vez identificado estes, deve agir imediatamente.

André Damiani complementa que “infelizmente algumas empresas só se lembram de fazer uma gestão de riscos quando a própria organização está em meio a uma crise”.

Segundo ele algumas ações são fundamentais na empresa como monitoramento de processos, pessoas e tecnologias, criação de um código de ética moldado para cada tipo de negócio/empresa, implementação de canal de denúncias, dentre outras coisas, certamente mitigará os riscos.

Outro caminho para combater as fraudes são realizações constantes de auditorias, conforme explica o sócio da Audcorp. “Com o objetivo de impedir a ocorrência de fraudes, as empresas devem evitar que a realização e autorização de pagamento sejam realizadas pela mesma pessoa. Caso isso não ocorra, o auditor contábil quando da realização do seu trabalho, indicará que há indícios de possibilidade de fraude na organização”.

Daí a grande responsabilidade do trabalho do auditor que deve identificar estes fatos e sugerir que sejam tomadas as medidas corretivas necessárias. 

“No entanto, é preciso considerar que nem sempre os controles e as políticas internas de detecção e prevenção às fraudes são capazes de lidar com os riscos que surgem com o tempo, com a evolução ou alteração da operação da empresa. Nesse sentido, imprescindível se faz a avaliação continuada dos riscos, um dos pilares de um programa de compliance efetivo”, avalia Damiani.

Ainda, é de suma importância que a empresa invista em auditorias internas e externas, que podem atuar de forma complementar aos comitês de gestão de riscos e compliance. 

“Uma medida importante, por exemplo, é controlar os acessos dos colaboradores aos sistemas da empresa, monitorando todas as ações realizadas por eles. Por fim, e não menos importante, é fundamental proporcionar aos funcionários um ambiente saudável de trabalho e garantir uma justa remuneração, uma vez que dificilmente a fraude será cometida por um funcionário satisfeito”, finaliza o advogado da Damiani.